Piloter un projet est une compétence indéniable à maîtriser par les professionnels du BTP pour réussir leurs chantiers. Une bonne organisation est donc nécessaire afin d’anticiper les besoins et d’optimiser les ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou temporelles.
Et c’est bien l’enjeu du plan de charge qui vous aide à piloter efficacement les travaux, pour respecter les délais et les engagements.
Qu'est-ce qu'un plan de charge ?
Un plan de charge est un outil de pilotage pour planifier, optimiser et suivre l’ensemble des ressources nécessaires sur un chantier.
Aussi appelé planning de charge, il offre aux professionnels du BTP une vision synthétique du temps passé à la réalisation d’un projet en le comparant au temps planifié.
Pourquoi établir un plan de charge ? Suivre et anticiper
Le plan de charge (PDC) sert à piloter efficacement l’ensemble de vos chantiers.
L’enjeu principal pour toutes sociétés, y compris celle du BTP, est d’anticiper et d’optimiser l’affectation des ressources humaines, matérielles et temporelles.
C’est ici que rentre en scène le planning de charge !
Pour chaque tâche et chaque ressource, le PDC se base sur les temps passés par rapport aux temps planifiés en identifiant les problèmes potentiels.
Faire un plan de charge permet donc au chef de projet de suivre l’avancement du chantier, d’anticiper au mieux la charge de travail, tout en optimisant leur attribution et en réajustant les priorités.
C’est un outil indispensable pour centraliser toutes les informations pour l’ensemble des équipes qui travaillent sur un même chantier.
Grâce à un accès en temps réel, le chef d’entreprise ou de chantier consultent :
- les projets en cours, à venir et les nouvelles demandes ;
- l’utilisation des ressources et leur optimisation ;
- la possibilité ou non à travailler sur de nouveaux chantiers ;
- l’anticipation des besoins ponctuels en recrutement, sous-traitants…
Les avantages à faire un planning chantier : vision globale et gestion des délais
Le plan de charge vous offre une visibilité sur l’ensemble de vos projets. Il vous aide à prendre les bonnes décisions et à gérer les risques des délais, contrôlant au mieux le coût de votre chantier.
En réalisant de manière efficace le plan de charge, vous tirez les bénéfices suivants :
- Connaître la disponibilité de vos équipes et leur charge de travail. Vous détectez ainsi les surcharges éventuelles et mesurez l’efficacité de vos équipes. Vous menez plus sereinement votre entreprise en acceptant ou non de nouveaux chantiers dans les délais demandés.
- Identifier les décalages entre le temps planifié et la durée du travail effectué et les différents blocages pour réajuster rapidement le tir. Vous savez sur quel point agir et quelle ressource attribuer en temps réel.
- Optimiser la gestion de vos recrutements. Vous différenciez les tâches sous-traitées des tâches effectuées en interne. Vous visualisez rapidement à quelle personne de votre équipe assigner une tâche ou si nécessaire quel profil recruter et quand.
- Optimiser la gestion de vos ressources additionnelles. Il en va de même pour le matériel, vous suivez facilement vos stocks et vous savez ce dont vous avez besoin au moment adéquat ou si vous devez passer commande auprès de vos fournisseurs.
- Communiquer sereinement auprès de vos équipes. Vous améliorez ainsi l’organisation, la planification et la coordination de vos équipes. Ils ont accès à ce plan de charge qui leur permet de connaître leur planning et les tâches qui leurs sont attribuées.
Le plan de charge pondère les risques liés au délai, à la qualité et aux coûts.
Vous gagnez donc en sérénité grâce au prévisionnel et à la visualisation en temps réel par l’ensemble de vos équipes. Vous augmentez votre productivité (et donc votre rentabilité), tout en maintenant la satisfaction client grâce au maintien des délais et engagements initiaux.
Avant même de rentrer dans le détail d’un outil ou logiciel de planning de chantier, pour construire efficacement un plan de charge chantier, gardez en tête la méthode QQOCQP. Il vous suffit avant tout de répondre aux questions : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Quand ? Pourquoi ?
Un plan de charge opérationnel se fait en 6 étapes simples à suivre :
Renseignez l’état actuel de votre chantier
Le chantier est-il déjà commencé ou à venir ?
Pour faciliter la visualisation de la progression du chantier, il est important de préciser s’il a déjà débuté ou s’il est prévu prochainement.
Précisez également à quelle étape du chantier vous en êtes. Cela aide l’ensemble des intervenants à se repérer sur l’avancée du projet.
Listez l’ensemble des ressources nécessaires
L’enjeu est de prendre en compte la main-d’œuvre, le matériel et l’équipement.
Commencez par dénombrer les membres de vos équipes en précisant leurs coordonnées. Faites de même avec vos partenaires, vos sous-traitants… et vos clients.
Puis, répertoriez le matériel nécessaire pour chaque étape du projet.
Renseignez la disponibilité des ressources
L’objectif est de répertorier les ressources disponibles et les contraintes. Cette étape permet ensuite d’estimer le coût du chantier.
Pour vos équipes, déterminez leur disponibilité de travail. Théoriquement, chaque membre est disponible à 100%, mais dans la réalité ils peuvent tomber malades, être en congé ou RTT. Faites une estimation et indiquez leur disponibilité en jours, semaines et mois, en prenant en compte la date de début et de fin d’affectation.
Pour le matériel, notez le matériel disponible, celui manquant, celui à acheter. Précisez la provenance du matériel, par vous ou un partenaire, pour éviter les déconvenues.
Listez, estimez, attribuez les tâches
L’enjeu est d’estimer la durée totale du chantier (jours, semaines, mois) en indiquant la durée des différentes missions nécessaires à sa réalisation.
Nommez les différentes tâches et associez-là à une étape de phase du chantier (début, planification, réalisation, suivi/contrôle, fin).
Puis, définissez les durées de chaque tâche avec sa date de début et de fin. Une fois toutes vos tâches énumérées, priorisez-les.
L’étape suivante est d’assigner les tâches au bon collaborateur en fonction de ses compétences et de sa disponibilité.
Le budget alloué au chantier
Cette partie de budgétisation est essentielle. Elle permet d’optimiser vos coûts et vos dépenses en fonction de vos ressources afin de générer la meilleure rentabilité.
Chaque ressource à un coût, faites figurer :
- le prix de chaque matériel/équipement ;
- le tarif de chaque artisan, sous-traitant, partenaire ;
- les charges de votre masse salariale selon leur charge de travail.
Mettre à jour l’avancement des missions
N’oubliez pas de mettre à jour le plan de charge, en fonction de l’état d’avancement du projet. Il permet à tous de suivre le chantier en temps réel et d’intervenir rapidement en cas de problème ou de retard pour respecter les délais annoncés.
Qui réalise le plan de charge et quand est-il élaboré ?
La gestion du planning chantier se fait généralement par le maître d’œuvre, le chef de projet ou le conducteur de travaux puisqu’ils coordonnent l’ensemble des intervenants.
Mais, d’autres personnes sont impliquées dans l’élaboration du plan de charge comme :
- le responsable des équipes ;
- les architectes et les ingénieurs ;
- les artisans et les sous-traitants.
L’ensemble de ces acteurs clés aident à définir les données les plus correctes et optimales possibles.
Le plan de charge fait partie de la préparation du chantier. Il est donc réalisé lors de la phase de planification et il accompagne l’ensemble des intervenants tout au long du chantier.
Quels sont les outils pour créer un plan de charge chantier ?
Plan de charge sur Excel
Excel, le célèbre logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office, est souvent le premier choix pour élaborer un plan de charge en raison de sa familiarité et de sa polyvalence. Pour des chantiers de taille modeste, il peut tout à fait être adapté.
Cependant, son utilisation requiert la mise en place d’un modèle de plan de charge spécifique ou la sélection d’un modèle préexistant, suivi de la saisie manuelle de toutes les données et de la création des graphiques nécessaires.
Malgré sa popularité, l’utilisation d’Excel pour les plans de charge présente des limites significatives. Tout d’abord, les risques d’erreurs de saisie sont élevés, ce qui peut entraîner des incohérences et des imprécisions dans les résultats. De plus, Excel peut rapidement devenir complexe à gérer pour des projets de grande envergure, nécessitant une quantité importante de données et une analyse détaillée.
Rien que la manipulation de multiples feuilles de calcul dans un fichier Excel peut devenir fastidieuse et peu pratique au quotidien !
Mais pas de panique ! Face à ces défis, des solutions métiers adaptées à vos besoin ont été conçu, comme Extrabat, qui propose un module dédiée plan de charge pour créer des PDC de chantier.
Logiciel plan de charge BTP
Les logiciels de planification de chantier sont conçus pour créer un plan de charge précis et rigoureux.
Ces outils permettent de définir vos ressources (humaines, matérielles, temporelles) en indiquant les dates de disponibilité, les congés et bien d’autres paramètres pour suivre facilement vos travaux et analyser les données.
Extrabat illustre parfaitement cette approche !
En effet, ce logiciel de gestion d’entreprise est spécialement pensé pour répondre aux besoins des professionnels du bâtiment. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, Extrabat offre la possibilité d’élaborer un planning de charge pour le chantier grâce à un module dédié, simplifiant ainsi la saisie des données.
De plus, Extrabat automatise les informations, détectant les anomalies telles que la surcharge de travail ou l’assignation de tâches pendant les périodes de congés, vous permettant de réagir rapidement pour les corriger.
Conclusion
Le plan de charge est un excellent outil de planification, d’anticipation et de suivi de vos chantiers. Indispensable pour maîtriser et optimiser vos ressources, il vous offre une vue globale et en temps réel sur la progression des travaux. Il est le garant du respect des délais, d’une bonne communication interne et d’un chantier réussi pour préserver la satisfaction client.
Pour les professionnels du BTP, l’utilisation d’un logiciel plan de charge est essentielle pour gagner du temps et optimiser leur rentabilité.
Vous voulez découvrir comment optimiser la gestion de vos chantiers avec le module plan de charge d’Extrabat ? Inscrive-vous au webinar « Plan de charge : anticiper et prévoyez vos chantiers » qui aura lieu ce jeudi 11 avril 2024 à 11h.
Laurent Pasquet, expert paysage, vous fera une démonstration en live de l’outil.
FAQ
Qu'est-ce qu'un plan de charge ?
Un plan de charge est un outil de pilotage pour planifier, optimiser et suivre l’ensemble des ressources nécessaires sur un chantier.
Pourquoi faire un plan de charge ?
Établir un plan de charge permet de piloter efficacement l’ensemble des chantiers, anticiper les besoins en ressources et optimiser leur attribution.
Qui réalise le plan de charge et quand est-il élaboré ?
Le plan de charge est généralement réalisé par le maître d’œuvre, le chef de projet ou le conducteur de travaux, pendant la phase de planification du chantier.
Comment le plan de charge peut-il contribuer à la rentabilité d'un chantier ?
En optimisant l’affectation des ressources et en évitant les temps morts, le plan de charge contribue à réduire les coûts et à maximiser l’efficacité, ce qui augmente la rentabilité globale du chantier.
Quels outils sont utilisés pour créer un plan de charge chantier ?
Les jeunes entreprises du BTP débutent souvent avec des outils basiques comme Excel. Mais pour évoluer, elles investissent dans des logiciels spécialisés tels qu’Extrabat, dotés de fonctionnalités de plan de charge. Cela permet une gestion plus précise des ressources, des délais et des coûts, car les données sont constamment mises à jour et accessibles en temps réel à toute l’équipe du projet.
Comment faire un plan de charge ?