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L’année 2024 est l’occasion idéale pour prendre de bonnes résolutions, et en tant qu’artisans du BTP, il est temps de vous concentrer sur une résolution qui peut réellement faire la différence : l’optimisation de votre temps !
Le temps est une ressource précieuse, accessible à tous, et bien gérer cette ressource peut transformer votre année professionnelle.
Dans cet article, nous allons explorer six astuces simples pour vous aider à gagner du temps, à améliorer votre productivité et à vous libérer de la charge mentale qui peut vous peser. En adoptant ces stratégies, vous serez en mesure de rester maître de votre temps, de mieux organiser votre travail et de vous rapprocher de vos objectifs professionnels pour une année 2024 couronnée de succès.
Le temps est une denrée précieuse
En tant que professionnels du BTP, nous courons sans cesse de chantier en chantier, d’appel en appel, si bien que l’on se retrouve submergés. Nous n’arrivons plus à sortir la tête de l’eau.
Bref, le manque de temps peut devenir un véritable calvaire.
Pourtant en gérant simplement et efficacement le temps dans notre quotidien d’artisan du BTP :
- Nous avons une meilleure organisation,
- Nous sommes efficaces dans votre travail,
- Nous luttons contre la charge mentale.
Pour rester maître de notre temps, voici 6 astuces simples à mettre en place facilement et rapidement.
Astuce n°1 : Priorisez vos tâches
Temps estimé : 15 min.
L’urgent n’est pas obligatoirement prioritaire.
Pour ne plus courir après votre agenda, listez tous les matins l’ensemble de vos tâches de la journée. Puis, classez-les en différenciant les tâches urgentes des tâches importantes.
Cette astuce toute simple, c’est la matrice d’Eisenhower où il y a 4 catégories de tâches.
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Urgent |
Pas urgent |
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Important |
Tâches urgentes et importantes
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Tâches non urgentes mais importantes Ex : préparation des devis et factures. > Prévoyez un créneau pour réaliser cette tâche. |
Non important |
Tâches urgentes mais moins importantes |
Tâches inutiles > Déléguez la tâche si vous le pouvez. Sinon jetez-la, elle ne sera jamais traitée. |
Une fois votre liste de tâches créée et classée, inscrivez-les dans votre agenda avec des plages horaires spécifiques pour les traiter.
Détaillez au maximum la réalisation de vos tâches et le temps à y consacrer.
Par exemple pour la tâche Devis & Factures – 2h max :
- Création de 5 devis prospects
- Relance de 2 devis
- Création et envoi de 3 factures client
- Paiement des 3 factures fournisseurs
💡 Conseil de pro
Si une demande est urgente, vérifiez qu’elle fait partie de vos tâches du jour.
Pour aller plus loin, faites de cette liste une habitude :
- Chaque matin, demandez-vous quelle est votre priorité absolue de la journée.
- Chaque semaine, le dimanche soir ou le lundi matin par exemple, demandez-vous quelles sont vos 3 priorités hebdomadaires.
Astuce n°2 : Reprenez la main sur votre téléphone
Temps estimé : 5 min.
SMS, email, notifications, appels… vous êtes constamment sollicité tous les jours.
Il n’y a rien de pire que d’être dans une tâche précise et d’être coupé par le dring du téléphone. En tout cas pour votre cerveau. C’est ce qu’on appelle communément cette fâcheuse charge mentale.
Pour s’en débarrasser, coupez les notifications du téléphone.
« Oh la, impossible, le téléphone est mon outil de travail le plus précieux, je communique avec les clients et les fournisseurs », c’est ce que vous vous dites, n’est-ce pas ?
Minute papillon. Procédons par étape :
Bloquez les notifications des réseaux sociaux :
Facebook, Instagram, LinkedIn et même WhatsApp. Rendez-vous dans les réglages de votre téléphone, onglet notification, et désactivez-les des applications voulues.
Filtrez votre messagerie pour vous libérer de la charge mentale :
En effet, la plupart des appels peuvent être traités par votre secrétaire. Il suffit de bloquer la possibilité de laisser un message sur votre répondeur ET de donner le numéro de votre secrétariat.
À une heure précise, votre secrétaire vous fait un compte rendu avec les urgences à traiter et les autres sollicitations peu importantes.
Vous êtes à la fois artisan et secrétaire ? Si l’appel n’était pas prévu, basculez-le sur votre répondeur. La messagerie annoncera alors au correspondant que vous consultez et traitez vos appels à telle heure de la journée.
Coupez toutes notifications lors du traitement de vos tâches prioritaires :
Il s’agit des tâches urgentes et importantes que vous devez réaliser.
Votre téléphone portable est un élément perturbateur. Il vous déconcentre dans une tâche qui nécessite toute votre attention pour être efficace. Bref, il vous fait perdre du temps.
N’hésitez pas à couper les notifications, même à éteindre votre téléphone, lorsque vous réalisez une tâche qui demande votre concentration.
Astuce n°3 : Anticipez et choisissez vos moments d'interactions
Temps estimé : 1h30 / jour max.
Ok, vous avez coupé le téléphone, déléguez les tâches nécessaires et bloquez les notifications.
Maintenant, définissez des plages de temps limité pour consulter votre téléphone.
Il s’agit de gérer vos notifications qu’à certains moments de la journée.
Par exemple, vous pouvez :
- Prendre 30 minutes le matin, 30 minutes après le déjeuner et 30 minutes en fin de journée en étant seul matelot du navire.
- Prendre 30 minutes le matin, faire un point de 5 min à midi avec votre secrétaire seulement pour les urgences, puis faire un récap avec elle en fin de journée. Cela vous permet de prévoir votre agenda du lendemain selon les priorités (et sans prise de tête).
Vous avez tendance à passer plus de temps que nécessaire sur les réseaux sociaux ou autre application « inutile » ? Bloquez votre temps grâce aux options de votre téléphone et profitez-en lors de vos pauses déjeuner ou café.
Astuce n°4 : Rangez votre espace de travail pour avoir l'esprit libéré
Temps estimé : 15 min.
Vous voulez réduire votre stress ? En rangeant votre espace de travail tous les soirs en quittant le bureau, vous gagnez en efficacité et en concentration.
Comment ?
- Préparez les dossiers nécessaires,
- Rangez, triez ou jetez les documents papier,
- Rangez, triez ou supprimez vos emails. L’idée est d’avoir une boite mail vierge à chaque fin de journée, ce qui permet de ne plus vous laisser submerger.
Vous gagnerez en efficacité et vous serez d’attaque dès le lendemain.
Astuce n°5 : Optimisez vos déplacements
Temps estimé : 5 min.
Au bureau comme sur le terrain, l’organisation est reine.
En tant que commercial, artisan ou gérant d’une entreprise de BTP, les rendez-vous dans une seule journée peuvent vite s’enchaîner.
Pour gagner du temps lors de vos déplacements, utilisez des applications de géolocalisation comme Google Maps ou Waze. Oui, cette astuce paraît simple, voire banale, mais on n’y pense pas toujours.
Elles permettent de visualiser en un clin d’œil vos différents itinéraires pour organiser vos déplacements.
💡 Conseil de pro
Vous pouvez gérer vos déplacements :
- En boucle depuis votre domicile ou vos locaux : vos premiers et derniers rendez-vous se situent proches de votre lieu de départ et les plus éloignés se font entre les deux.
- En zigzag : vous commencez votre journée par votre client le plus éloigné et vous finissez par le client le plus proche de votre lieu de départ.
En plus de gagner du temps, vous réduisez votre fatigue et vous faites des économies de carburant.
Astuce n°6 : Soufflez et faites-vous plaisir
Temps estimé : à vous de voir.
Qui a dit que le travail était déplaisant ? Parfois, vous n’avez pas envie de vous mettre à la facturation ou vous rechignez à partir sur votre prochain chantier. Cela arrive à tout le monde.
L’idée est de commencer cette tâche « ingrate » par un petit plaisir. Cela peut être un café entre collègues, ou écouter une musique motivante. Si vous êtes à bout, pensez à couper. Les coups de fatigue arrivent à tout le monde. C’est normal, nous sommes humains. Sachez que plus on est fatigué, moins on est efficace.
Au lieu de passer 3 heures sur une tâche qui nécessite 30 minutes, il vaut mieux prendre un après-midi, voir une journée de repos. L’important est de s’écouter.
Malheureusement, la fatigue mentale finit toujours par nous jouer des tours. Cela commence par impacter notre motivation, puis elle agit sur notre condition physique.
En prenant du temps pour vous, vous serez plus reposé, serein et en forme. Ce qui permettra d’être plus efficace dans vos tâches de travail et de gagner du temps !
Bonus : Optimisez votre organisation grâce aux outils digitaux
Vous avez déjà mis en place les précédents conseils ? Parfait.
Pour continuer à prendre soin de notre santé mentale et à gagner du temps, vous avez la possibilité d’optimiser votre fonctionnement de travail grâce aux :
- Outils de bureautique : c’est des heures gagnées par rapport aux ordres d’intervention papiers
- Outils de gestion d’entreprise : c’est du temps gagné sur la création et l’envoi de vos devis et factures, le suivi client, etc.
- Applications mobiles : c’est du temps gagné sur le suivi de vos chantiers grâce au contrôle en temps réel des opérations sur le site et la livraison des matériaux.
Vous n’êtes pas encore prêt à passer au digital ? Cet article est fait pour vous.
Conclusion
La gestion du temps offre des avantages indéniables :
- Nous sommes plus sereins et performants au quotidien,
- Nous priorisons nos tâches de travail sans prise de tête,
- Nous reprenons le contrôle et nous luttons contre la procrastination.
En mettant en place ces 6 astuces faciles dans votre quotidien d’artisan du BTP, vous économisez rapidement du temps sur vos journées de travail.
