Un standard téléphonique virtuel propose les mêmes services qu’un standard téléphonique traditionnel, sauf qu’il est hébergé dans le cloud depuis une interface web dédiée.
Il offre une qualité d’accueil personnalisée, distribue et transfert intelligemment les appels téléphoniques, tout en améliorant l’image de votre société du BTP. Tout ce dont vous avez besoin pour en bénéficier est d’une connexion Internet.
Grâce au SVI (serveur vocal interactif), le standard téléphonique virtuel procure plus de flexibilité à chaque artisan et professionnel du bâtiment dans leur activité qui bénéficie de nombreuses fonctionnalités sans investissement coûteux.
En tant que professionnel du BTP, est-ce vraiment utile de s’équiper d’un SVI ? Faisons le point ensemble.
Le SVI pour améliorer le service client d'une entreprise de BTP
Un standard téléphonique virtuel n’est pas un énième gadget à la mode. Pour preuve :
- Croulez-vous sous les appels téléphoniques au risque de prendre un client ?
- Perdez-vous du temps en recevant des appels qui ne concernent pas votre service ?
- Lorsque le téléphone sonne, vous ne connaissez ni votre interlocuteur ni son besoin ?
Si vous avez répondu oui à l’une de ces interrogations, c’est que vous avez besoin d’un SVI !
Le standard virtuel est un réel levier d’opportunité pour votre activité de BTP. Il améliore votre relation client en offrant une attention premium à votre clientèle.
L'importance d'une première impression : l'accueil téléphonique
Perdre un appel, c’est prendre un client potentiel. Et il suffit de 3 sonneries pour que le client s’impatiente ! Oui, c’est court.
Il n’y a rien de pire pour un client qu’un message impersonnel enregistré irritant, une ligne qui sonne dans le vide ou qui est sans cesse occupée. Imaginez la mauvaise image renvoyée au client… celui d’un artisan peu professionnel qui ne prend même pas la peine de répondre. C’est la perte assurée d’un chantier et la porte ouverte aux avis négatifs.
Sachez que 60% des Français souhaitent attendre moins d’une minute pour être mis en relation avec un service client, contre 55% en 2020. Ils sont 89% à raccrocher s’ils doivent patienter plus de cinq minutes.
Ce constat sans équivoque démontre l’importance de se doter d’un accueil téléphonique performant pour prendre en charge rapidement les appels.
Amélioration de l'image : la valeur ajoutée d'une expérience client optimisée
100% des clients et prospects passent par le téléphone à un moment de leur parcours d’achat. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il n’y a rien de plus rassurant et de convaincant que de parler directement avec un être humain.
La bonne nouvelle c’est que les SVI ne sont pas réservés qu’aux grandes entreprises. Le standard téléphonique virtuel est accessible à tous les professionnels du BTP, quelle que soit la taille de leur entreprise.
En vous équipant d’un standard téléphonique professionnel, vous améliorez la gestion de vos communications internes et externes, et vous offrez ainsi un meilleur accueil téléphonique à votre clientèle.
Sur le chantier ou au bureau, le travail d’équipe devient un jeu d’enfant grâce aux fonctions du serveur interactif virtuel comme le transfert d’appel, l’ajout de numéros et de lignes utilisateurs, le suivi de vos appels…
Personnalisation de l'accueil : la promesse d'une interaction pertinente et efficace
Message d’accueil, menu interactif, annonces vocales… un standard téléphonique pro se personnalise facilement selon vos services.
Et ce n’est pas tout ! Un SVI peut être intégré avec votre logiciel de relation client comme Extrabat. Ainsi, vous connaissez exactement votre interlocuteur et son besoin, avant même de le prendre en ligne.
Cette personnalisation de l’accueil téléphonique est simple et efficace. Elle permet de transformer positivement votre relation, tout en gérant facilement votre activité.
Quels sont les avantages d’un standard téléphonique virtuel pour un artisan du BTP ?
Gagnez du temps et optimisez votre gestion d'entreprise grâce à un SVI
L’atout principal d’un standard téléphonique professionnel est de gérer efficacement et d’orienter plusieurs appels en même temps.
Grâce à un menu vocal personnalisé, vous allez :
- Améliorer votre relation client, en effet, vos clients sont dirigés pas à pas vers le bon interlocuteur qui saura répondre à son besoin.
- Optimiser votre communication interne en joignant n’importe quel employé ou partenaire tout en évitant les erreurs d’appel (numéro, transfert…).
- Faciliter l’organisation de votre activité en mettant facilement en place des conférences téléphoniques qui réunissent plusieurs utilisateurs, internes ou externes à votre entreprise du BTP.
Simplifiez et professionnalisez votre téléphonie d'entreprise
Un standard téléphonique pro pour les entreprises du BTP offre plusieurs fonctions qui permettent de présenter une image rassurante et sérieuse aux clients.
Un SVI se configure sur mesure selon les besoins et les spécificités de votre entreprise du BTP. Il vous permet de gérer intelligemment les appels et d’améliorer votre accueil téléphonique grâce à :
- La personnalisation de l’accueil téléphonique : les annonces vocales sont personnalisées selon les spécificités de votre société du bâtiment.
- Une permanence téléphonique : elle peut se faire sur quelques jours ou quelques heures, en journée ou en soirée, la semaine ou le week-end ou bien 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Cette fonction est utile à tous les artisans du BTP qui doivent rester disponibles pour répondre en cas d’urgence sur l’un de leurs chantiers.
- Le renvoi et le traitement intelligent des appels : avec un SVI, vous accueillez chaque personne avec un standard sur mesure qui les mène directement vers le bon interlocuteur. De plus, chaque employé utilise ses propres appareils (ordinateur, téléphone) pour gérer les appels.
- Le traitement des appels en différentes langues : idéal si vous êtes en relation avec des partenaires, des fournisseurs et des clients étrangers.
- L’intégration à votre CRM ou logiciel de gestion d’entreprise : vos contacts sont synchronisés, vous voyez directement quand il est possible de prendre RDV, en quelques clics vous envoyez une confirmation et un rappel de rendez-vous par SMS…
Réduisez vos coûts et optimisez votre rentabilité
Vous équiper d’un standard téléphonique professionnel virtuel vous fait gagner du temps et de l’argent sur l’installation. En effet, avec un SVI, vous n’avez pas besoin de créer des raccordements de câbles, de déployer des lignes ni de paramètres les appareils. C’est autant de frais non déboursés !
L’installation d’un standard téléphonique dématérialisé est facile à mettre en place puisque tout se passe sur Internet depuis votre compte utilisateur.
Vous optimisez aussi vos coûts sur les tarifs de vos communications. En effet, les appels transitent sur Internet haut débit, plutôt que par le biais d’une connexion analogique traditionnelle. Ainsi, vous réduisez la facture de votre abonnement téléphonique auprès de votre opérateur de téléphonie.
Grâce à un ordinateur et une connexion au réseau, vous déployez facilement votre propre standard téléphonique professionnel, qui est immédiatement opérationnel.
Gagnez en flexibilité
Tous professionnels du secteur du bâtiment se déplacent énormément. Grâce à un standard téléphonique virtuel, n’importe quel collaborateur conserve un numéro de téléphonique unique et peut répondre aux appels professionnels qu’il soit sur le chantier, au bureau, en télétravail ou en déplacement pro à l’étranger. Toute l’équipe de travail est joignable à tout moment – pendant les heures de travail – et depuis n’importe quel endroit.
La flexibilité d’un standard téléphonique se retrouve également dans sa configuration. Il s’adapte à votre activité, et non l’inverse ! Un SVI vous offre la possibilité de modifier un numéro ou un utilisateur quand vous le souhaitez. Pour cela, pas besoin de contacter un opérateur, il vous suffit d’accéder à votre interface et de modifier vos paramètres.
Ringover et Extrabat : connectez votre téléphonie à votre logiciel de gestion
Ringover est un standard téléphonique virtuel professionnel. En seulement 3 minutes, vous personnalisez vous-même votre SVI facilement.
- Vous configurez des renvois vers des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs en mettant en place un serveur vocal interactif pour demander aux clients qui ils souhaitent joindre (tapez 1, tapez 2…).
- Vous créez des renvois vers des annonces vocales personnalisées : vous offrez ainsi directement les réponses aux questions les plus fréquentes (horaires, événements…) de vos prospects et de vos clients.
- Vous mettez en place des filtres d’analyse de votre accueil téléphonique (taux de décroché, durée moyenne des appels, durée moyenne de réponses…) : vous analysez la performance de vos services grâce aux statistiques d’appels pour améliorer la gestion de vos appels entrants.
Et si vous simplifiez votre téléphonie avec Ringover et Extrabat ?
Ringover est intégré à vos outils de pilotage et gestion d’entreprise du bâtiment Extrabat.
En tant qu’artisan du BTP :
- Vous gérez vos appels en toute autonomie, en prenant vos appels depuis votre interface Extrabat et en routant vos communications en fonction des horaires de votre standard.
- Vous personnalisez votre accueil téléphonique grâce à l’utilisation de vos données CRM Extrabat et à un menu vocal bien configuré selon les besoins de vos clients et les spécificités de votre entreprise.
- Vous améliorez votre image professionnelle en proposant à votre clientèle un serveur vocal interactif qui permet de la diriger immédiatement vers le bon interlocuteur. Vous utilisez les fiches clients Extrabat pour répondre de manière efficace à la demande de votre interlocuteur.
Intégrez votre téléphonie à Extrabat avec Ringover pour gérer facilement toutes vos communications professionnelles.
La bonne gestion des appels entrants participe à la pérennité de votre activité et à votre professionnalisme. La qualité de votre accueil téléphonique rassure vos clients sur votre capacité à prendre en compte leur appel, leur besoin, et d’y répondre rapidement.
Un standard téléphonique virtuel vous fait gagner un temps précieux, tout en optimisant les échanges entre collaborateurs. Le SVI est un réel atout pour booster la productivité de votre société du BTP.
FAQ
Qu'est-ce qu'un standard téléphonique virtuel ?
Comment un SVI (Serveur Vocal Interactif) améliore-t-il l'expérience client ?
Le SVI offre aux appelants un menu vocal personnalisable et interactif qui les guide vers le bon service ou la bonne personne. Il évite ainsi des temps d’attente inutiles et des redirections multiples, offrant ainsi une meilleure expérience dès le premier contact avec l’entreprise.
Quels sont les avantages d'intégrer Ringover à Extrabat pour une entreprise du BTP ?
En intégrant Ringover à Extrabat, les entreprises du BTP peuvent centraliser la gestion de leurs appels avec leurs autres outils de travail. Cela permet une meilleure traçabilité, une utilisation des données CRM pour router les appels, et une amélioration générale de la productivité.
Est-il compliqué de mettre en place un standard téléphonique virtuel pour une PME du BTP ?
Non, la mise en place d’un standard téléphonique virtuel est généralement simple et ne nécessite pas de lourds investissements en équipements. Les fournisseurs, comme Ringover, proposent des solutions clés en main adaptées aux besoins des PME du BTP.
Comment le standard téléphonique virtuel peut-il aider à améliorer la productivité d'une entreprise du BTP ?
Il permet une meilleure gestion des appels entrants, garantissant que chaque appel soit dirigé vers la bonne personne ou le bon service. De plus, grâce à des fonctionnalités comme les annonces vocales, il peut fournir des informations fréquemment demandées sans intervention humaine, libérant ainsi du temps pour les employés.
