Le secteur du bâtiment prend le virage du numérique avec la signature électronique. Ce service légal et digital facilite grandement la vie des professionnels du BTP.
D’ailleurs, 26 % des entreprises françaises l’ont adoptée depuis le début de la crise sanitaire. 49 % l’utilisent pour parapher des documents commerciaux comme des devis et des factures.
En intégrant la signature électronique à votre logiciel de devis-factures, vous offrez à vos clients la possibilité de signer facilement les devis depuis chez eux. En tant qu’artisans, vous gagnez du temps et vous économisez de l’argent.
Découvrez les avantages à utiliser la signature électronique pour les devis, les contrats et les réceptions de chantiers.
Signature électronique pour entreprise du BTP, qu'est-ce que c'est ?
La signature électronique est un procédé numérique qui permet à une personne (gérant, commerciaux, prospects…) de signer numériquement son accord concernant des documents en ligne. Il peut s’agir de devis, factures, contrats, bons de commande, réceptions de chantier…
Aussi appelée signature numérique ou e-signature, elle représente la version digitale de la signature manuscrite.
La e-signature possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite sur un document papier. Elle est régie par le cadre européen (réglementation eIDAS) et la législation française (loi N°2000-230 du 13 mars 2000).
Pour signer numériquement vos documents professionnels, vous devez passer par une entreprise habilitée à délivrer un procédé de signature conforme aux exigences légales, comme Oodrive Sign.
3 types de signatures électroniques pour votre société de bâtiment : laquelle choisir ?
La signature électronique simple (niveau 1)
C’est le type de signature le plus souvent utilisé, notamment lorsque vous faites une signature manuscrite sur un appareil électronique.
Son usage est simple et rapide, mais sa valeur juridique est limitée. En effet, elle ne garantit pas l’identité du signataire ni l’intégrité du document signé.
On l’utilise pour simplifier de petites tâches quotidiennes internes où la signature est indispensable (autorisation, accusé de réception, commande…).
Sur le terrain, le travail est facilité. Grâce à l’application Extrabat Today, vous avez tous vos rendez-vous affichés de la journée et de la semaine, vous pouvez rédiger directement vos rapports d’intervention et demander une signature à votre client. Vos documents sont synchronisés en temps réel avec votre logiciel de gestion Extrabat.
De cette manière, vous gérez votre activité où que vous soyez. Sur les chantiers, en déplacement sur un salon ou chez un client, vous gardez la main pour piloter facilement votre entreprise.
La signature électronique avancée (niveau 2)
Elle est idéale pour signer des documents ayant des enjeux juridiques importants comme une facture dématérialisée, un contrat de travail ou transmettre une pièce d’identité pour finaliser une démarche en ligne.
C’est la méthode privilégiée des entreprises du bâtiment parce qu’elle identifie le signataire et lie la signature à son auteur, tout en garantissant l’intégrité du document signé
La signature électronique qualifiée (niveau 3)
C’est le niveau le plus sécurisé techniquement et juridiquement. Moins conventionnelle dans le secteur du bâtiment, la signature numérique est tout de même utilisée par les professionnels pour des actes notariés ou un appel d’offres public.
Pour l’utiliser, vous devez passer par l’un des prestataires de confiance agréés, les seuls habilités à délivrer un procédé de signature conforme aux exigences légales.
6 avantages à utiliser la signature électronique pour les artisans du BTP
Gagnez du temps
Dans les TPE et PME du bâtiment, les tâches administratives sont chronophages. Elles sont néanmoins nécessaires.
Avec la signature électronique, vous envoyez votre document par e-mail à votre client, qui vous le retourne signé en quelques secondes.
Vous éliminez ainsi toutes les étapes intermédiaires d’une signature manuscrite qui vous prennent du temps et de l’énergie. Adieu l’impression papier, la numérisation, la prise de rendez-vous, le déplacement, l’envoi par la Poste et l’archivage papier.
Soyez plus productif
La signature numérique simplifie votre gestion administrative. Elle vous permet de répondre à plus de devis travaux, de traiter plus de dossiers client et d’être plus disponible sur le terrain.
Ce sont bien ces actions qui vous rapportent votre chiffre d’affaires. Oui, vous gagnez en productivité.
Vous vous concentrez ainsi sur des tâches à forte valeur ajoutée :
- la prospection,
- la réalisation de vos chantiers,
- le suivi de votre relation clientèle.
Améliorez votre relation client et augmentez votre taux de conversion
Dans l’ère de l’instantanéité, vos prospects sont demandeurs de démarches faciles à réaliser.
Avec la signature électronique, vous réduisez considérablement les étapes de signature. C’est rapide et confortable. Votre client valide votre devis depuis chez lui, sans avoir à se déplacer. Un véritable gain de temps pour les deux parties.
En simplifiant la vie de vos clients grâce à la e-signature, vous leur offrez aussi une expérience unique qui démontre votre professionnalisme et votre rapidité. Bingo ! Ce sont les 2 critères principaux recherchés par les Français pour choisir l’artisan qui réalisera les travaux.
La signature numérique vous permet donc de créer un lien de confiance avec vos prospects qui seront plus enclins à la conversion. Vous signez plus de contrats et augmentez votre chiffre d’affaires.
Et si votre devis est resté sans réponse ? Il est facile de relancer vos prospects rapidement et de manière automatisée par SMS.
Faites des économies
Avec la signature numérique, vous réduisez vos frais de gestion : papier, encre, envois physiques, stockage…
Si l’on prend en compte le temps passé, les impressions, les envois postaux et l’archivage liés à la signature papier, le processus électronique représente une économie de 6€ par signature.
Et ce, sans compter le déplacement chez vos clients ou à un point de rendez-vous pour signer un devis ou un contrat.
Par exemple, pour une moyenne 50 devis signés par mois, soit 600 devis signés par an, c’est une économie de 3 600€ !
Signer numériquement vos devis, vos factures et vos bons de commande, c’est réaliser de belles économies sur le long terme.
Sécurisez vos échanges et transactions
La sécurité représente le premier frein des entrepreneurs du BTP à utiliser la signature électronique.
Pourtant, elle est beaucoup plus fiable qu’une signature manuscrite. En effet, cette dernière peut être utilisée frauduleusement en la numérisant.
Contrairement à une signature numérique qui intègre une empreinte numérique. Ce critère de traçabilité permet de vérifier l’authenticité du document et de ses signataires, et de recevoir une alerte en cas de modifications après la signature.
Certains logiciels proposent même l’horodatage, une fonctionnalité pour certifier l’heure et la date exacte de la signature.
Optimisez la gestion de votre entreprise de BTP
La signature électronique peut être directement insérée dans votre logiciel de devis-factures, comme Extrabat.
Tous vos documents sont dématérialisés et centralisés au même endroit. L’avantage est qu’ils sont accessibles à toute heure et depuis n’importe quel appareil digital.
Grâce à l’archivage numérique, c’est la fin des tiroirs et des cartons pour vos dossiers papiers, vous gagnez ainsi de place dans vos locaux.
Signez électroniquement vos documents avec Oodrive Sign et Extrabat
Oodrive Sign, la signature électronique de confiance pour toutes les PME et TPE du bâtiment
Pour qu’une signature numérique ait une valeur légale sur un devis ou un bon de commande, il faut passer par un tiers de confiance, comme Oodrive Sign (précédemment Sell&Sign).
Grâce à cette solution française de signature électronique, directement intégrée dans votre Extrabat, vous personnalisez et intégrez facilement la signature électronique à tous vos documents : devis, factures, bons de commande, bons de travaux, plans d’implantation et réceptions de chantier.
La e-signature Oodrive vous garantit une conformité complète à la législation française et européenne. Vous disposez des 3 niveaux de signature électronique (simple, avancée, qualifiée) selon vos besoins, qui sont juridiquement valables et légaux.
Extrabat accompagne les professionnels du bâtiment dans la mise en place de la signature électronique pour leur activité.
Profitez dès maintenant des avantages de la signature électronique Oodrive Sign avec Extrabat.
Une fois que vous avez souscrit à l’option « Signature électronique », vous pouvez faire signer numériquement un document, selon la procédure suivante :
- Connectez-vous à votre logiciel de gestion Extrabat avec votre identifiant et votre mot de passe.
- Éditez votre document dans Extrabat, un devis par exemple.
- Cliquez sur le bouton « Signature électronique», saisissez l’e-mail et le numéro de portable de votre prospect qui validera définitivement le devis. Son numéro de portable permet d’identifier de manière formelle le signataire.
- Votre prospect reçoit un email pour signer le document. Il clique sur le bouton « Télécharger le document », il vérifie et valide le devis en demandant son code SMS. Ce dernier permet de sécuriser la signature.
- Le devis est signé électroniquement avec un sceau d’authentification.
- Récupérez ensuite votre document signé dans l’historique des signatures avec le PDF joint et dans le porte doc du client sous le dossier « Signature électronique ».
Avec Oodrive Sign et Extrabat, vous signez tous vos documents en ligne et à distance de manière simple, rapide et sécurisée et accélérez vos processus administratifs.
La e-signature est une pratique efficace pour améliorer la gestion de votre activité.
Devis, factures, bons de commande… La signature électronique offre tous les avantages de la signature manuscrite sans les inconvénients. Vous gagnez du temps, vous êtes plus productif et vous faites des économies !
Grâce Oodrive Sign, directement intégré à votre logiciel Extrabat, vous simplifiez votre processus de signature électronique. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer, vous réduisez les délais et les frais de traitement. Vous améliorez ainsi votre relation client et augmentez votre chiffre d’affaires.
FAQ
Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?
La signature électronique est-elle légalement reconnue pour les contrats dans le BTP ?
Quels sont les avantages de la signature électronique par rapport à la signature manuscrite sur les chantiers ?
Est-ce que la signature électronique est sécurisée pour les contrats ou les rapports d'intervention ?
Quels sont les avantages de la signature électronique par rapport à la signature manuscrite sur les chantiers ?
Sources
- https://www.lemondeinformatique.fr/publi_info/lire-la-signature-electronique-nouveau-pillier-de-la-transformation-numerique-642.html
- https://www.journaldunet.com/solutions/analytics/1519117-signature-electronique-de-l-hypercroissance-a-la-bataille-de-l-experience-utilisateur/
- https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/la-signature#type
Comment fonctionne la signature électronique pour les artisans du BTP ?