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La rédaction de rapport d’intervention est incontournable pour les entreprises de BTP.
Ce document est apprécié par les clients, qui comprennent mieux l’enjeu et la facturation des travaux réalisés chez eux. Mais, cette étape est aussi redoutée par les techniciens et les agents itinérants, qui la voient comme une corvée chronophage. Heureusement que des applications existent pour leur faciliter le travail !
Comment créer un rapport d’intervention efficace ? Quelles sont les informations à y faire figurer ? Cet article vous donne les bonnes pratiques à suivre.
C'est quoi un rapport d'intervention dans le bâtiment ?
Un rapport d’intervention est un document récapitulatif des actions menées chez un client. Rédigé par un artisan ou technicien sur le terrain, il a pour but de rendre compte du rôle de l’intervenant et du cadre de sa mission.
Le rapport d’intervention est un document essentiel puisqu’il clôt définitivement l’intervention.
Aussi appelé fiche d’intervention ou bon d’intervention, il sert de justificatif pour la facturation et de preuve en cas de litige.
L'utilité d'une fiche d'intervention technique dans le BTP
Le bon d’intervention offre des avantages aussi bien au technicien et à la société de bâtiment qui intervient sur place, qu’au client lui-même.
Pour le technicien nomade, le bon d’intervention permet d’avoir le contexte et le détail de sa mission chez le client (coordonnées, lieu, date, historique). C’est un support qui encadre son intervention et lui donne les directives. Grâce à ce document, il tient un compte détaillé des heures travaillées et atteste de la validation des travaux avec la signature du client.
Pour la société de BTP, il existe plusieurs bénéfices à utiliser le rapport d’intervention technique :
- assurer le suivi des interventions et conserver un historique des interventions ;
- éditer des documents commerciaux comme une facture ;
- se protéger en cas de litige avec un client ;
- calculer le temps de travail des technicien ;.
- entretenir la relation de confiance avec leurs clients en communiquant le détail de l’intervention ;
- conforter son rôle d’expert en accompagnant et informant leurs clients sur l’entretien, l’utilisation et la maintenance des appareils.
Pour le client, la fiche d’intervention est un élément qui le rassure sur le professionnalisme de l’entreprise de BTP qui intervient chez lui. Ce document lui facilite la compréhension de la facturation et lui permet de conserver un historique des travaux réalisés. Cette étape permet aussi de récupérer un avis client direct sur la qualité du travail.
Comment rédiger un rapport d’intervention technique efficace ?
La clé d’un bon rapport d’intervention réside dans sa concision, sa précision et sa facilité de lecture.
En suivant ces 4 étapes, vous créez facilement une fiche d’intervention efficace
- Identifiez le problème de votre client : décrivez précisément son problème et le motif de l’intervention.
- Documentez votre intervention : consignez scrupuleusement les travaux réalisés chez votre client, en précisant les pièces utilisées, les anomalies rencontrées et les réparations effectuées.
- Conseillez votre client et aidez vos collègues : notez dans le rapport d’intervention les recommandations et les suggestions faites pour de futures interventions.
- Confirmez avec votre client : prenez le temps de répondre aux questions de votre client et assurez-vous qu’il ait compris le bon d’intervention. Son accord se traduit par sa signature sur le rapport d’intervention.
Les informations essentielles à faire figurer dans un bon d'intervention
La rédaction et l’utilisation du bon d’intervention se découpent en 3 phases : avant, pendant et après l’intervention.
Tout d’abord, avant l’intervention, l’artisan ou le chargé de planification indique les informations du client et de la mission pour le technicien. On doit y voir figurer :
- Les éléments d’identification de votre entreprise et du bon d’intervention : un en-tête et un pied de page avec votre logo, votre raison sociale, vos coordonnées (adresse, email, téléphone), votre numéro SIRET, votre numéro de TVA… ainsi que la référence du rapport et sa date de génération.
- Les éléments d’identification de l’intervention : la date et l’heure du rendez-vous, le numéro de l’intervention, son numéro de commande, le technicien responsable…
- Les éléments d’identification de votre client : nom et prénom de votre client, ses coordonnées, le lieu avec l’adresse exacte de l’intervention et le mode d’accès (digicode, accès sous-sol…), son numéro de contrat et son historique.
- La description de l’intervention demandée : la mission, les contraintes spécifiques, le matériel nécessaire et les éventuelles pièces jointes (plan du site, schémas…).
Ensuite, lors de l’intervention, le technicien renseigne précisément et recueille :
- Les éléments d’identification de l’appareil et/ou les équipements sur lesquels il intervient en précisant leur référence, leur désignation, leur numéro de série.
- Les éléments détaillant l’intervention : les travaux effectués en joignant les photos au rapport d’intervention, le temps de travail en précisant les horaires effectifs de début et de fin, les mesures relevées et les précédentes, le matériel utilisé, les anomalies, les préconisations et le statut de l’intervention (en cours, à poursuivre, abandon).
- Le prix et la signature du client : cette dernière valide l’intervention. Il faut faire figurer une date, un nom-prénom et un champ de signature. Le client peut aussi ajouter ses remarques. L’idéal est de faire apparaître le prix qui sera facturé au client et de répondre à ses éventuelles questions.
💡 Conseil de pro
Pour gagner du temps, pensez à la signature électronique pour faire signer vos rapports d’intervention !
Enfin, après l’intervention, l’artisan ou le service comptabilité s’occupe d’établir la facture et les fiches de paie des intervenants. Les remarques du client sont intégrées au logiciel CRM comme Extrabat pour le suivi de la relation client.
Dématérialisez vos rapports d'intervention pour gagner du temps
Les avantages de numériser vos rapports d’intervention avec une application
Le rapport d’intervention peut être fait sur papier, Excel, Word, PDF ou grâce à un logiciel spécialisé.
La numérisation des rapports d’intervention avec une application comme Extrabat Today offre plusieurs avantages :
- Un gain de temps : le rapport d’intervention est pré-rempli pour faciliter le travail de reporting du technicien. La digitalisation permet aussi de faire signer électroniquement le bon d’intervention sur place au client et au technicien avec un horodatage automatique.
- Une meilleure communication : le rapport d’intervention dématérialisé devient un outil collaboratif entre les équipes du bureau et sur le terrain. Le technicien, les services administratifs et comptables y ont tous accès, en amont, pendant et après l’intervention.
- Une accessibilité : Le bon d’intervention peut être rédigé, consulté et modifié à partir de n’importe quel appareil (smartphone, tablette ou ordinateur). Il est accessible partout où que vous soyez, au bureau, sur le terrain ou chez le client.
- Une diminution des erreurs humaines : une application de rapport d’intervention permet d’éviter les pertes et les oublis qu’occasionne le format papier ou Excel. Elle garantit aussi toutes les informations nécessaires à faire figurer dans un bon d’intervention.
- Une traçabilité : un historique complet de chaque rapport d’intervention est stocké et archivé, ce qui facilite le suivi des interventions.
- Une image professionnelle et une fidélisation client : la fiche d’intervention numérisée permet de tracer toutes les interventions et d’être transparent sur les travaux réalisés et le matériel utilisé. Le client est informé et serein en recevant la facture.
Exemples de rapport d'intervention avec Extrabat Today
Le rapport d’intervention n’est plus une tâche fastidieuse. En tant que professionnel du BTP, la digitalisation des rapports d’intervention permet de vous faire gagner du temps et d’augmenter votre productivité. Grâce à une application intuitive comme Extrabat Today, la rédaction d’un bon d’intervention est facile, précise et efficace.
Comment faire le compte rendu d’une intervention ?